Workflow - Vertreter einrichten

Workflow - Vertreter einrichten

Hallo, ich habe folgendes Porblem. Vielleicht kann mir ja wer weiterhelfen.

Ich habe einen Workflow, bei dem ein User z.B. für eine Genehmigung einen bestimmten Zeitpunkt überschreitet.

Beispiel:
Also Person A sollte etwas genehmigen, hat es aber bis zum Monatsbeginn nicht gemacht. In diesem Fall soll der Workflow eine Nachricht absenden, zum einen nochmal an Person A, zum anderen vor allem an eine zweite Person B.

Wer wessen Vertreter ist, habe ich bereits in einer Tabelle gepflegt und soll später auch pflegbar bleiben. Darüber hinaus habe ich einen FuBa angelegt, welcher die customizbare Tabelle (transparente Tabelle) in eine interne Tabelle result_tab überführt. Schlüsselfelder sind User // Vertreter // Beginndatum // Endedatum.

in kurz: Zeitpunkt x erreicht, Nachschauen, wer Vertreter von Person A, Ermitteln von Person B, Email an Person A und B.

Mein Problem ist jetzt, dass ich nicht weiterkomme.
Wie verknüpfe ich jetzt den Workflow mit der Tabelle?
Wie sage ich ihm, dass er nach Ablauf der Frist eine Aktion ausführen soll?
Wie prüfe ich, wer der Vertreter des Users ist?

Mir fehlt der zündende Augenblick

LG
Alyaa